"Prosty sposób na szkolenia"                        

Z YALI - internetowego systemu obsługi szkoleń – korzysta już kilka firm szkoleniowych oraz szkół językowych. Platforma – pozwalająca na kompleksowe zorganizowanie szkolenia lub kursu począwszy od rekrutacji uczestników, przez obsługę procesu sprzedażowego, kontakt z trenerami, po przechowywanie materiałów dydaktycznych i ewaluację – okazała się przydatnym narzędziem oszczędzającym czas koordynatorom szkoleń oraz gwarantującym porządek w rozbudowanej dokumentacji.

Program YALA automatyzuje i usprawnia wszystkie procesy towarzyszące przygotowaniu szkoleń. System znajduje zastosowanie zarówno w przypadku obsługi szkoleń współfinansowanych z EFS jak i kursów komercyjnych. Aplikacja ułatwia planowanie szkolenia w najdrobniejszych szczegółach – począwszy od wybrania miejsca i terminu szkolenia, poprzez zebranie danych uczestników, diagnozę kompetencji trenera, ustalenie cateringu, skończywszy na wysyłce certyfikatów i przeprowadzeniu ankiet oceniających – wymaga stworzenia osobnego dokumentu.

YALA prowadzi bazy danych trenerów, ośrodków szkoleniowych czy firm cateringowych, usprawnia zamieszczanie informacji o szkoleniu na zewnętrznych serwisach internetowych, umożliwia przechowywanie i drukowanie list obecności, dzienników zajęć i harmonogramów. Przydatną opcją systemu jest też możliwość rezerwacji sal czy ośrodków szkoleniowych na terenie całego kraju.

Rozwiązanie usprawnia również komunikację pomiędzy wszystkimi podmiotami procesu szkoleniowego – organizatorem, trenerami, uczestnikami czy firmami zewnętrznymi. System zarejestrowanym uczestnikom automatycznie wysyła zaproszenia, informacje na temat miejsca/daty szkolenia, ankiety podsumowujące, podziękowania lub przypomnienia. Uczestnicy szkolenia mogą także, jeszcze przed jego rozpoczęciem, pobierać wcześniej przygotowane materiały dydaktyczne.

Porządek z papierami

Program przygotowuje dokumenty wewnętrzne i zewnętrzne (np. statystyka dla UE, formularze PEFS), gromadzi dokumentację szkoleniową (umowy z trenerami, kierownikami czy uczestnikami) oraz umożliwia wystawienie rachunków. YALA pozwala także na generowanie i przeprowadzanie ankiet oceniających szkolenia w formie tradycyjnej (drukowanej) oraz w wersji on-line.

- Z naszego doświadczenia przy realizacji projektów unijnych wynika, że pewne czynności, takie jak tworzenie dzienników zajęć, zbieranie danych uczestników czy wystawianie certyfikatów ukończenia szkolenia są powtarzalne, dlatego postanowiliśmy przygotować narzędzie, które pomoże je zautomatyzować, a dzięki temu oszczędzić czas organizatorów. Ci, którzy z niego już korzystają potwierdzają, że to, czym zajmowały się dwie osoby przez cały dzień pracy, w naszym systemie zajmuje 2 godziny – mówi Leszek Duda, prezes zarządu firmy L-SYSTEM.

Dodatkowym atutem jest fakt, że aplikacja jest w pełni wirtualna i za pomocą internetu można skorzystać z niej o dowolnej porze, z każdego miejsca i dowolnego komputera, bez uprzedniej instalacji oprogramowania. Tak swobodny dostęp sprawia, że dokumentacja i materiały szkoleniowe są przez cały czas na wyciągnięcie ręki.

Program umożliwia także szczegółowe podsumowanie: gromadzi dane zgodne z formularzem PEFS,  wspomaga rozliczenia z trenerami i kontrahentami, organizuje statystyki uczestnictwa i dokonuje oceny zarówno trenerów, jak i uczestników. System pozwala na eksport danych liczbowych do i z arkusza kalkulacyjnego Excel. Co ważne w przypadku projektów unijnych, internetowy system do obsługi szkoleń YALA może być wpisany w koszty kwalifikowane już na etapie przygotowywania unijnego wniosku o dotację.

– Nasz system to wygodne narzędzie upraszczające i kompleksowo organizujące procesy związane z prowadzeniem szkolenia czy dokształcaniem pracowników. Co ważne nie jest to system wymyślony przez informatyków, ale oparty na wieloletnim doświadczeniu firm, z którymi współpracujemy w prowadzeniu licznych projektów szkoleniowych – podkreśla Leszek Duda, prezes L-SYSTEM  Sp. z o.o.

fot: totalaldo/cc/Flickr