Obsługa eventów sportowych                         

Każda Olimpiada i sportowe mistrzostwa to święto milionów kibiców. Dla nich to czas pełen emocji i wrażeń, dla sportowców - rywalizacji i wysiłku. W tle tych wydarzeń zawsze stoi logistyka, dlatego obszar ten jest powierzony wysokiej klasy specjalistom. Tutaj liczy się doświadczenie, globalne know – how i perfekcjonizm osób odpowiedzialnych za tego typu projekty. Paweł Bulanda i Rafał Tarasewicz, członkowie międzynarodowej grupy DB SCHENKERsportsevents – odpowiadają na pytania związane z obsługą globalnych imprez sportowych.

Logistyka wielkich imprez sportowych – czyli jakie wyzwania stoją w tym czasie przed operatorem logistycznym?

Duże imprezy sportowe można klasyfikować na kilka sposobów: krajowe, międzynarodowe, letnie, zimowe, rozgrywane na jednym lub na kilku obiektach. Kolejne wyznaczniki stanowią liczba uczestników i dyscyplin.

Każde tego typu wydarzenie generuje ogromny popyt na usługi logistyczne zarówno ze strony organizatorów oraz gospodarzy imprezy, ale także mediów, sponsorów, dostawców i partnerów oraz narodowych federacji. Obsługa wielkich imprez sportowych wymaga zaangażowania wielu specjalistów, w tym konsultacji na etapie szczegółowego planowania pod kątem strategii, samych operacji oraz zasobów ludzkich i finansowych. Jakie są najważniejsze zadania logistyki w tym czasie?

„Na logistykę wielkich imprez sportowych składa się wiele elementów – począwszy od transportu sportowców oraz ich sprzętu, wraz z żywnością, odżywkami, medykamentami oraz wszelkimi rzeczami osobistymi, przez wyposażenie obiektów sportowych (sprzęt techniczny, konstrukcja i demontaż trybun na stadionach, dostawy odpowiedniej nawierzchni, zabezpieczenia, oznakowanie itd.), po zapewnienie odpowiednich warunków dla kibiców - organizacja specjalnych stref kibicowania - „fanzone”, bilety i akredytacje, imprezy towarzyszące, jak również dostawy napojów oraz wyżywienia” – wylicza Rafał Tarasewicz, Senior Business Manager Schenker Sp. z o.o.

Szereg wyzwań związanych z kompleksowym zarządzaniem projektami logistycznymi, determinuje wybór partnerów do obsługi tego typu wydarzeń. Dlatego w strukturze DB Schenker został wyodrębniony specjalny zespół, który specjalizuje się w przygotowaniu i obsłudze największych wydarzeń sportowych na świecie.

„DB SCHENKERsportsevents, to międzynarodowa grupa ponad 150 ekspertów do spraw obsługi światowych imprez sportowych, która zajmuje się planowaniem, organizacją i realizacją obsługi. Wszelkie działania prowadzone są przy współpracy lokalnych oddziałów firmy i z wykorzystaniem globalnych sieci logistycznych - lądowych, lotniczych i oceanicznych” – tłumaczy Paweł Bulanda, Dyrektor Regionu Kraków w Schenker Sp. z o.o.
 

W stronę EURO 2012

DB Schenker ma bardzo duże doświadczenie w logistycznej obsłudze największych przedsięwzięć sportowych. Począwszy od koordynacji sportów motorowych, lekkoatletyki, zawodów żeglarskich, kolarstwa przez piłkarskie Mistrzostwa Świata i Europy po Igrzyska Olimpijskie. DB Schenker współpracował przy organizacji Olimpiady w Monachium (1972 r.), Sydney (2000 r.), Salt Lake City (2002 r.), Atenach (2004 r.) i Turynie (2006 r.). Obsługiwał Olimpiadę Letnią w Pekinie w 2008 i Zimowe Igrzyska w Vancouver w 2010 roku. Kolejnym wyzwaniem stojącym przed firmą są Mistrzostwa Europy w Piłce Nożnej w 2012 roku.

„Prowadzimy rozmowy z naszymi partnerami: organizacjami sportowymi, Urzędami Miast, sponsorami, mediami itd.) w celu zaproponowania im koncepcji logistycznych związanych z tą imprezą” – mówi Rafał Tarasewicz, Senior Business Manager Schenker Sp. z o.o.

Jakich wyzwań może spodziewać się operator?

„Jeśli chodzi o elementy stałe, charakterystyczne dla tego typu wydarzeń to przede wszystkim możemy spodziewać się dużego spiętrzenia dostaw i nieprzewidywalnego popytu. Obsługa imprez sportowych charakteryzuje się też wieloma transportami ponadgabarytowymi i dużym naciskiem na bezpieczeństwo w łańcuchach dostaw. Konieczna jest także duża elastyczność w działaniu i silna sieć logistyczna, aby być w stanie szybko reagować na potrzeby klientów. Inną kategorią będzie z pewnością stan dróg, który nie jest idealny i przez to nie zapewnia takiego komfortu pracy, jak np. w Niemczech w trakcie Mistrzostw Świata 2006, czy Austrii i Szwajcarii w trakcie Euro 2008. Z drugiej strony DB Schenker posiada w Polsce jedną z najbardziej efektywnych organizacji logistycznych w Europie, dlatego Euro 2012 to kolejny projekt, który zamierzamy zrealizować na najwyższym, światowym poziomie” – tłumaczy Rafał Tarasewicz, Senior Business Manager Schenker Sp. z o.o.

Przez pryzmat doświadczenia – czyli od pomysłu do realizacji

Jak podkreślają eksperci - Rafał Tarasewicz i Paweł Bulanda, szczególne znaczenie przy obsłudze tego typu wydarzeń, ma nie tylko globalne know-how dotyczące obsługi największych wydarzeń sportowych, ale też uwarunkowania prawne związane z takimi imprezami. DB Schenker jest liderem w tym segmencie świadczeń.

„Długoterminowa współpraca jest także istotna przy współpracy z narodowymi federacjami. Operator logistyczny, który dysponuje szerokimi kompetencjami w zakresie obsługi imprez sportowych często jest preferowanym partnerem - może podpisać umowę ze związkiem sportowym dotyczącą sponsoringu i w jej ramach dostarczać swoje usługi” – mówi Rafał Tarasewicz z Schenker Sp. z o.o.

„Z prawnego punktu widzenia bardzo istotne są też uwarunkowania operacyjne. Generalnie obsługa wydarzeń sportowych nie różni się pod tym względem nadmiernie od standardowych zadań logistycznych. Niemniej, aby mieć prawo do wykonywania usług spedycyjnych oraz odpraw celnych na danym terytorium, potrzebne są specjalne zezwolenia. Poza tym, szczególnie przy olimpiadach, część sprzętu zwolniona jest z cła na specjalnych zasadach, a część nie. Konieczna jest zatem wiedza z tym związana, jak również doświadczenie dotyczące dopełniania wszelkich formalności prawnych na terytorium danego kraju” – wyjaśnia Rafał Tarasewicz, Senior Business Manager Schenker Sp. z o.o.

Igrzyska Olimpijskie w Pekinie 2008

XXIX Letnie Igrzyska Olimpijskie w Pekinie rozgrywały się od 8 do 24 sierpnia 2008 roku. Uczestniczyło w nich prawie 11 tys. zawodników z 204 krajów, którzy rywalizowali w 28 dyscyplinach sportowych i 302 konkurencjach. DB Schenker był oficjalnym dostawcą usług logistycznych tego wydarzenia.

„Przy projekcie przez ponad 2 lata pracował specjalny zespół projektowy DB SCHENKERsportsevents, który był odpowiedzialny za zaplanowanie transportów, organizację powierzchni magazynowych, procesy dotyczące obsługi celnej, jak również transfery pomiędzy obiektami sportowymi” – mówi Paweł Bulanda, Dyrektor Regionu Kraków w Schenker Sp. z o.o.

W ramach firmy w działania związane z obsługą igrzysk zaangażowanych było około 1250 pracowników, którzy pracowali właściwie 24 godziny na dobę. Już od kwietnia realizowane były transporty kontenerowe łodzi żeglarskich z rodzimych krajów do Pekinu. Wiele sprzętu z różnych zakątków świata dostarczanych było także drogą lotniczą.

W sumie DB Schenker był odpowiedzialny za dostawy 750 kontenerów drogą morską, 1700 ton frachtu lotniczego - ponad 2 tys. przesyłek o łącznej wartości około 3 mld USD. Niejednokrotnie przy tym konieczne było wykonywanie zadań specjalnych, takich jak obsługa towarów niebezpiecznych, dostawy lodu do klimatyzatorów, czy czyszczenie i naprawy kajaków przed zawodami.

„DB Schenker odpowiedzialny był także za obsługę celną oraz transport sprzętu stacji telewizyjnych oraz dziennikarskiego do Międzynarodowego Centrum Medialnego. W sumie dostarczono około 1000 ton frachtu lotniczego dla 100 agencji prasowych i 80 telewizji z całego świata” – tłumaczy Rafał Tarasewicz, Senior Business Manager Schenker Sp. z o.o. „Centralnym punktem wszelkich aktywności było olimpijskie centrum logistyczne o powierzchni 20 tys. m², gdzie praca rozpoczęła się już w lutym 2008 roku.” – dodaje ekspert.

Również po zakończeniu rywalizacji sportowej specjaliści od logistyki nie mieli chwili wytchnienia. Operator odpowiedzialny był za to, aby przesyłki, które dostarczone były do Pekinu, także po zakończeniu igrzysk bezpiecznie trafiły z powrotem do swoich miejsc przeznaczenia.

Euro 2008 w Austrii i Szwajcarii

Mistrzostwa Europy w Piłce Nożnej w 2008 roku trwały od 7 do 29 czerwca na boiskach Austrii i Szwajcarii. Chociaż sam turniej trwa stosunkowo krótko, niemniej logistyczne przygotowania do niego zajmują nawet kilka lat.

„Specjalny Project Team DB Schenker, zaangażowany w logistykę Euro 2008, składał się z 35 osób odpowiedzialnych za zarządzanie różnego rodzaju projektami transportowo - logistycznymi” – mówi Rafał Tarasewicz, Senior Business Manager Schenker Sp. z o.o. „Jednym elementem projektu była współpraca z UEFA Media Technologies, spółki zależnej od UEFA, która była odpowiedzialna za zarządzanie przekazem telewizyjnym z Mistrzostw Europy.

Do zadań DB Schenker należało prowadzenie magazynu oraz zarządzanie wyposażeniem stacji telewizyjnych z całego świata, w tym dostarczanie usług specjalnych takich jak: przepakowywanie, zarządzanie pustymi opakowaniami, dostawy ekspresowe taśm telewizyjnych oraz DVD, jak również dopełniane formalności związanych z obsługą celną” – tłumaczy ekspert.

Kolejnym elementem współpracy była obsługa sponsorów. Firma odpowiadała za składowanie i transport tysięcy palet różnych produktów, dostarczanie kontenerów chłodniczych, a także takie usługi jak przepakowywanie i kompletowanie uniformów dla pracowników firm sponsorskich oraz kompletowanie zestawów promocyjnych.

„Ważnym punktem była także współpraca z gospodarzami mistrzostw. DB Schenker odpowiedzialny był za planowanie i koordynację przepływu wszystkich towarów do i z największej w Austrii strefy kibiców (fanzone)” – mówi Rafał Tarasewicz z Schenker Sp. z o.o. „Cała idea oparta była na koncepcji tzw. LOG-Pointu, który zapewniał maksimum bezpieczeństwa dostaw oraz redukował koszty transportowe.

Wszelkie ciężarówki, które miały dostarczać towar do strefy kibiców musiały w pierwszej kolejności zgłaszać się po akredytacje do specjalnego punktu logowania (LOG-Point). Tam były sprawdzane oraz wyznaczano im ściśle określone okienka czasowe na dostawy do centrum miasta. DB Schenker koordynował dostawy kilku tysięcy ciężarówek w samym tylko Wiedniu. Podobne zadania realizowane były także w innych miastach, takich jak: Klagenfurt, Salzburg czy Insbruk” – dodaje ekspert.